A pandémia világának szerelemgyermeke az otthoni munkavégzés, amely virtuális platformokra tereli a munkáltató és munkavállaló munkaviszonnyal kapcsolatos napi kommunikációját. Számos cégnél a napi munkavégzéshez kapcsolódó utasítások, ajánlatok, egyéb nyilatkozatok telefonon és egyéb virtuális csatornákon keresztül kerülnek kiadásra, mégis sokan ódzkodnak attól, hogy a „fontosabb” megállapodásokat elektronikus úton kössék meg, mivel álláspontjuk szerint „biztosabb, ha papíron minden le van írva”.
A munka törvénykönyve – 2012 óta – teljes körben lehetővé teszi, hogy a munkáltató és a munkavállaló a munkaviszonyra vonatkozó nyilatkozatát, megállapodását elektronikus úton tegye meg. Csupán néhány, a munkaviszonyhoz kapcsolódó adó-, illetve társadalombiztosítási jellegű nyilatkozat esetében merül fel az az igény, hogy a dokumentum papír alapon kerüljön kiállításra.
A munka törvénykönyve szerint írásbeli nyilatkozatnak minősül az az elektronikus dokumentum, amely alkalmas az abban foglalt információ visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyek, illetve a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására. További feltétel, hogy a nyilatkozat megfelelő módon elérhető legyen a másik fél számára. A fenti norma a gyakorlatban azt jelenti, hogy az e-mail vagy SMS útján történő munkáltatói vagy munkavállalói nyilatkozat joghatályos nyilatkozatnak minősül, feltéve, hogy az a másik fél e-mail címére, telefonszámára került megküldésre.
A munka törvénykönyve tételesen meghatározza, hogy melyek azok a nyilatkozatok, amelyeket írásban kell közölni a másik féllel. Ha a munka törvénykönyve írásbeliséget ír elő, ugyanakkor a nyilatkozatot csak szóban közlik egymással a felek, úgy a nyilatkozat érvénytelen. Az érvénytelenség jogkövetkezménye azonban nem alkalmazható, amennyiben a nyilatkozat a felek egyező akaratából teljesedésbe ment. Amennyiben például a munkáltató csak szóban értesíti a munkavállalót az alapbérének megemeléséről és felek nem kötnek erről külön írásbeli munkaszerződés módosítást, úgy az alaki feltételeknek ugyan nem felel meg a felek megállapodása, azonban a béremelésre vonatkozó megállapodást akkor is létrejöttnek kell tekinteni, ha a munkáltató a következő alkalommal már a magasabb alapbért fizet és az ellen a munkavállaló nem tiltakozik. Ugyanez igaz akkor is, ha a munkáltató írásban tájékoztatja ugyan a munkavállalót az új béréről, de ezt a munkavállaló nem írja alá, csak tudomásul veszi.
A munka törvénykönyve nem tartalmaz olyan kötelezettséget, amely szerint az írásbeli nyilatkozatot akár a munkáltató képviselőjének, akár a munkavállalónak kézírással alá kell írnia. Ennek megfelelően a felek között akkor is létrejön a munkaszerződés, ha a munkáltató a munkaszerződés végleges szövegét egy e-mailbe bemásolja, a munkavállaló ismert e-mail címére megküldi, a munkavállaló írásban a kapott szerződést írásban kifejezett nyilatkozatával elfogadja és válaszát a munkáltató részére, annak ismert címére visszaküldi. Ha a munkáltató az elfogadást követően ezt a levelezést külön fájlként elmenti és archiválja, akkor a feleknek külön, kinyomtatott és kézírással aláírt munkaszerződést már nem kötniük.
Ahhoz, hogy elérjük a teljes elektronikus alapú kommunikációt, a meglévő munkajogi folyamatainkat felül kell vizsgálni, illetve szükség szerint módosítani kell. Emellett a szabályzatokat és szerződéseket kell oly módon kiegészíteni, amely alapján egyértelművé válik, hogy a nyilatkozattétel „helyben szokásos” módja az elektronikus kommunikáció. Az elkövetkező két blogbejegyzésben egyes HR folyamatokat tekintünk át abból a szempontból, hogy azok mennyiben válthatóak ki elektronikus kommunikációval.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com) és dr. Zsédely Márta (email: marta.zsedely@pwc.com) ügyvédekhez.