A karácsonyi időszak közeledtével a céges rendezvények száma megugrik, ezért több, örökzöldnek számító adatkezelési kérdés kerül ismét reflektorfénybe. Tipikus példa a céges karácsonyi összejövetel, amelynek kapcsán az adatkezelőnek (tipikusan a munkáltatónak) észben kell tartania a fotó- és videofelvételek elkészítésének néhány alapvető adatvédelmi szabályát. Ez azért is bír kiemelt jelentőséggel, mert az év végi, felszabadult ünneplésben akár olyan felvételek is készülhetnek, melyeknek az érintettek utóbb már nem annyira örülnek, és terjesztésük akár jogsérelmet is okozhat. Jogsérelem fennállása esetén pedig az érintett az adatvédelmi felügyeleti hatósághoz, vagy akár bírósághoz is fordulhat.

Azt manapság már mondani sem kell, hogy az ember képmása személyes adat és az adatvédelmi jogszabályok (így különösen a GDPR) kiterjednek rá. A jó viszont hír az, hogy az elmúlt években viszonylag konzisztens és pragmatikus adatvédelmi joggyakorlat alakult ki a képmás jogszerű kezelésével összefüggésben.

Mint minden adatkezelés, így a céges eseményeken készített felvételek rögzítése és felhasználása is akkor végezhető jogszerűen, ha az adatkezelő egyrészt meghatároz egy konkrét és az érintettek számára ismert adatkezelési célt (pl. esemény dokumentálása csapatépítési célból), másrészt rendelkezik egy megfelelő jogalappal ehhez a tevékenységhez.

Ez utóbbival el is érkezünk az örök kérdéshez: hozzájárulás vagy az adatkezelő jogos érdeke lehet a megfelelő jogalap?

E körben egyrészt számolni kell azzal a körülménnyel is, hogy a Polgári Törvénykönyv eltérő szabályokat azon esetekre, amikor egyénenként és amikor sokaságként jelennek meg az érintettek egy felvételen (utóbbit nevezzük tömegfelvételnek). Számolni kell továbbá azzal a körülménnyel is, hogy egy több száz fős céges rendezvényen kivitelezhetetlen minden egyes résztvevőtől előzetes hozzájárulást kérni képmása rögzítéséhez. Még ha ez működne is, az végképp megoldhatatlan, hogy a kamera látószögébe mindig olyan érintettek kerüljenek, akik a hozzájárulásukat megadták. További problémát vet fel, hogy munkaviszonyban az adatkezelési hozzájárulás eleve meglehetősen ingatag lábakon álló jogalap, tekintettel a munkáltató és munkavállaló közötti alá-fölérendeltségi viszonyrendszerre.

Nem azt kívánjuk állítani, hogy céges rendezvényen nem lehet megfelelő jogalap az érintett hozzájárulása. Ez azonban akkor lehet működőképes megoldás, ha valóban nem jár semmilyen hátránnyal a hozzájárulás megtagadása, másrészt a résztvevők kis létszámából fakadóan technikailag lehetséges olyan felvételeket készíteni, amelyeken kizárólag hozzájárulást adott munkatársak láthatók.

Amennyiben azonban a hozzájárulás nem kivitelezhető (és többnyire ennek esete áll fenn), úgy az adatkezelő jogos érdeke lehet a megfelelő jogalap.

Ennek kapcsán a következőket érdemes szem előtt tartani:

• jogos érdekre hivatkozni és ezt beírni egy adatkezelési tájékoztatóba önmagában nem elég. Érdekmérlegelési tesztet is szükséges készíteni, amelyben részletesen be kell mutatni a felvételek készítéséhez fűződő adatkezelői érdeket;
• mindenképpen érdemes a rendezvényre való belépési pontokon világosan, figyelemfelkeltő módon jelezni, hogy a rendezvény területén felvételek készülnek;
• egyetlen érintettet sem szabad fotózni / videózni olyan helyzetben, amely az emberi méltóságát, személyhez fűződő jogait sértheti;
• az érintettek számára világossá kell tenni a tájékoztatóban, hogy a felvételek hol és milyen körben kerülnek megosztásra, publikálásra. A megosztást megelőzően azonban javasolt először az érintetti körnek megmutatni a felvételeket, továbbá felhívni figyelmüket a tiltakozás jogára (azaz jelezzék, ha van olyan felvétel, amelyen szerepelnek és nem szeretnék, ha további felhasználásra kerülne). Fontos hangsúlyozni, hogy ez utóbbi jog az adatkezelés teljes időtartama alatt megilleti az érintettet, tehát ha valaki utólag, már a felvételek közzétételét követően tiltakozik egy adott felvétel ellen, akkor azt el kell távolítani.

Végezetül ne feledkezzünk meg arról sem, hogy ha a felvételek készítéséhez „külsős” közreműködőt (fotóst, videóst) veszünk igénybe, akkor ő az adatkezelő adatfeldolgozójának fog minősülni, amely esetre a GDPR azt írja elő, hogy adatfeldolgozói megállapodást szükséges kötni a GDPR szerinti tartalommal.

Szintén tartsuk szem előtt, hogy amennyiben a rendezvény célközönsége gyerekekből áll (ld. céges Mikulás), akkor a fentieket fokozott figyelemmel kell kezelnünk. Természetesen nem az a cél, hogy az adatkezelési bonyodalmak miatt a kicsik lemaradjanak a Mikulásról, de az igen, hogy a szüleik számára teljesen transzparens és követhető legyen, hogy gyermekeikről készülnek-e felvételek és ha igen, akkor azok milyen módon kerülnek felhasználásra.

Összegezve tehát: a céges rendezvények kapcsán a képmások rögzítése viszonylag összetett feladat, de némi előkészítéssel, odafigyeléssel közel sem lehetetlen küldetés. Erre az adatkezelésre is igaz: sokszorosan megéri az előzetesen befektetett munkát, ha ezáltal elkerülhetjük a későbbi, jogsértés miatti szankciókat, bírósági jogérvényesítést és az ezzel járó reputációs károkat. Ez ugyanis az adatkezelőnek és az ünnepi hangulatnak is határozottan ártalmas.

dr. Jandó Tamás ügyvédjelölt
dr. Szűcs László ügyvédi iroda tag
dr. Csenterics András ügyvéd

Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Dékány Csilla (e-mail: csilla.dekany@pwc.com) irodai tag, ügyvédhez vagy dr. Csenterics András (e-mail: andras.csenterics@pwc.com) ügyvédhez