Az ESG egy feltételrendszer, amely egyre inkább áthatja a vállalatok működését. Ebben a rendszerben a fenntarthatósági feltételek mellett a társadalmi megfelelőség is megjelenik. Az elkövetkező hónapokban – a teljességi igénye nélkül – bemutatjuk azokat a területek, ahol az ESG elvek fokozatosan beépülnek működési folyamatokba, továbbá utalunk a kapcsolódó jogi kérdésekre.
Ősszel számos munkavállaló létesít új munkaviszonyt. A beléptetések szabályrendszere rengeteget változott az elmúlt években és mára a munkajog és az adatvédelem sajátos ötvözetévé alakult.
Korábban a cégek alapvetően hosszabb munkaszerződésekkel dolgoztak, amelyek részletesen tartalmazták a munkavállalók adatait, az munkaidőre és bérre vonatkozó legfontosabb rendelkezéseket, továbbá tartalmazták a munkavégzés helyére vonatkozó legfontosabb szabályokat. A tíz éve bevezetett új munka törvénykönyve, a GDPR, valamint az otthoni munkavégzés tömegessé válása újraírták a munkaszerződés legfontosabb tartalmi elemeit. Mára a jogviszonyt létesítő munkaszerződések lerövidültek, formális sablonná alakultak és csak azokat a minimális adatokat és rendelkezéseket tartalmazzák, amelyet a jogszabály szerint a munkaszerződésben kell szabályozni.
Napjainkban – a legtöbb esetben – az ajánlatról és ellenajánlatról a munkáltató és a munkavállaló e-mail útján kommunikál. Az e-mail a jelenlegi munkajogi szabályok szerint írásbeli nyilatkozatnak minősül, amely – ellenkező rendelkezés hiányában – kötőerővel bír. Ha a levelezés közben a felek a lényeges kérdésekben (tehát a munkakörben, az alapbérben, a próbaidőben, a munkaviszony tartamában, az otthoni munkavégzés lehetőségében, és egyéb általuk lényeges kérdésekben) megállapodnak, akkor a munkaviszony létrejöhet az e-mailen történő elfogadással is, függetlenül attól, hogy egyes részletkérdésekről még nincs megállapodás.
Nincsen ugyanakkor annak akadálya, hogy a felek a munkaviszony létrejöttét a „klasszikus” munkaszerződés megkötéséhez kössék. Ha ez a felek akarata, úgy minden levelezésben egyértelművé kell tenni, hogy a munkaviszony létrejöttének az a feltétele, ha a felek minden, a munkaszerződésben szabályozott jogban és kötelezettségben megállapodtak és valamennyi releváns szabályt tartalmazó, munkaszerződés elnevezésű dokumentumot elfogadják.
Szintén napjaink hozadéka, hogy a munkáltató a munkavállalóról – már a munkaviszony létesítését megelőzően – nagyon sok információval rendelkezik. Egy többkörös kiválasztási folyamat eredményeképpen a munkáltató nem csupán a munkavállaló szakmai előéletéről kap részletes információt, hanem szellemi és kognitív képességeiről is. Ezek az információk mind személyes adatnak minősülnek, amelyeknek kezeléséhez számos előfeltételt kell teljesíteni. Ebből eredően a munkajogi folyamatok alapulvételével a munkáltatónak még a kiválasztási folyamatot megelőzően részletesen tájékoztatni kell a pályázót az adatkezelés egyes meghatározott körülményeiről. Ide tartozik az is, hogy mi történik a személyes adatokkal, amennyiben a felek között a munkaviszony mégsem jön létre. Ha a pályázót a munkáltató később felveszi, akkor már egy újabb adatkezelési folyamatról, a munkaviszonnyal összefüggő adatkezelésről, kell a munkavállalót tájékoztatni.
Számos cég él azzal a lehetőséggel, hogy a munkavállalóval e-mail útján megköti a munkaszerződést majd ezt követően hozzáférést biztosít a beléptetett munkavállaló számára mindazon céges belső szabályzathoz, amelyek a munkaviszony legfontosabb körülményeit szabályozzák. A beléptetés gyakran kiegészül egy elektronikus alapú oktatással is, ahol a munkavállaló nem csupán a cégkultúra legfontosabb szabályait sajátítja el, hanem egyben vizsgázik is olyan tárgykörökben, mint az összeférhetetlenségi és etikai szabályok, vagy akár a visszaélés bejelentés rendszere. Fontos körülmény, hogy a szabályzatokban meghatározott kötelezettségek beépülnek azon kötelmek körébe, melyek a tájékoztatástól kezdődően számonkérhetők a munkavállalótól. Nem elvárható ugyanakkor a munkavállalótól, hogy a szabályzatok változását folyamatosan kövesse, ezért amennyiben a szabályzat módosul, erről a munkáltatónak külön kell értesíteni a munkavállalót, többnyire e-mail útján, vagy egyéb, helyben szokásos módon.
Az is elterjedt gyakorlat, hogy a munkaszerződés megkötése mellett a felek további megállapodást is kötnek, amely – a munkaszerződéstől függetlenül – felmondható. Ilyen lehet a távmunkavégzés szabályozása, vagy egy munkakörspecifikus szerzői jogi megállapodás megkötése. Ilyen külön megállapodások esetén a felek nincsenek kötve az általános munkajogi felmondási szabályokhoz, azonban természetesen ebben a körben is kötelesek olyan alapelveket betartani, mint a rendeltetésszerűség, vagy az egyenlő bánásmód.
Szintén napjaink hozadéka, hogy egyre több munkajogi folyamatban megszűnik a papíralapú dokumentumkezelés. A munkáltató már a létesítéshez kapcsolódó dokumentációkat is egy elektronikus platformon rögzíti, amely egyben tartalmazza a munkáltató által kezelt adatok teljes körét, továbbá a munkaviszonyra tekintettel későbbiekben született jognyilatkozatokat, megállapodásokat, elszámolásokat és munkáltatói bevallásokat is. A munkavállalói adatokhoz, rögzített megállapodásokhoz a HR mellett az érintett munkavállaló számára is hozzáférést kell biztosítani, hiszen a lehetőséget kell számára biztosítani, hogy adatait megtekintse, szükség szerint módosítsa. Érzékeny kérdés, hogy a munkáltató vezetői közül ki és milyen adatot lát, hiszen még egy munkáltató részjogosultságokat gyakorló felettes esetén sem indokolt a teljes munkavállalói adatkörhöz történő hozzáférés.
A komplex HR rendszerek másik fontos kérdésköre, hogy a személyes adatok – részben vagy egészben – cégcsoporton belül, illetve esetenként egyes külsős szolgáltatók (pl. informatikai szolgáltatók, bérszámfejtési szolgáltatók) részére is elérhetővé válnak. Ekkor fontos az adathozzáférés nyomon követése, illetve az egyes adatkezelők, adatfeldolgozók státuszának pontos meghatározása, szükség esetén az érintett entitások közötti szerződés megkötések megkötése, felelősségi kérdések rendezése.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com), dr. Zsédely Márta (e-mail: marta.zsedely@pwc.com) és dr. Molnár Melinda (e-mail: melinda.molnar@pwc.com) ügyvédekhez.