A munkaszerződés önmagában elégséges a munkaviszony létesítéséhez, azonban a munka törvénykönyve további írásbeli tájékoztatási kötelezettséget ír elő a munkáltató számára, melyet legkésőbb a munkába lépéstől számított 15 napon belül kell teljesíteni a jelenleg hatályos szabályok szerint. Sajnos a tájékoztatásról sok cég még mindig megfeledkezik.
Az ESG rendszerében a tájékoztatás azt jelenti, hogy az egyébként elektronikus formában létrejött munkaszerződés mellé a munkavállaló – jó esetben – egy szintén elektronikus dokumentumban kap tájékoztatást. A dokumentum munkavállalóra specifikálva összefoglalja a legfontosabb szabályokat az alapbéren túli munkabérről és egyéb juttatásokról, a bérelszámolás módjáról és gyakoriságáról, a munkavállaló munkaidő-beosztásáról, a munkakörbe tartozó feladatokról, a szabadságra vonatkozó legfontosabb szabályokról, továbbá a munkavállalóra irányadó felmondási szabályról, kollektív szerződés meglétéről, illetve a munkáltatói jogok gyakorlójáról.
Ha a munkaszerződés már tartalmazza ezeket a szabályokat, akkor tájékoztatóban ezeket nem kell megismételni. Jó, ha tudja azonban a munkáltató, hogy a munkaszerződésbe írt munkafeltételeket nem lehet egyoldalúan módosítani, hanem ahhoz mindig kell a munkavállaló hozzájárulása. Ezért is érdemes törekedni arra, hogy amit a munkajogi szabályok engednek, azokról a munkáltató csak tájékoztassa a munkavállalót, és ezeket a feltételeket a munkaviszony alatt a munkáltató egyoldalúan a működéséhez igazíthassa.
A fenti tájékoztatás az esetek nagy részében úgy történik, hogy a munkavállaló e-mail útján különböző linkeket kap, amelyek segítségével belső szabályzatokhoz jut el. Erre az utaló jellegű tájékoztatóra a jogszabály ugyan lehetőséget biztosít, azonban a valóságban ez nem tűnik praktikus megoldásnak. A belső szabályzatok ugyanis hosszúak és bonyolultak és a legritkább esetben egyediesítettek. Azt is figyelembe kell venni, hogy a belépő munkavállaló nem ismeri a szabályzatok belső rendszerét, így nehezen találja meg a számára hasznosítható és releváns információkat.
Az ESG szabványok a bérrel, illetve juttatási rendszerrel kapcsolatosan számos elvárást fogalmaznak meg. Elvárás például, hogy amennyiben a munkavállaló a munkáltatónál 8 órás munkakörben kerül foglalkoztatásra, úgy ebben a munkakörben keressen legalább annyit, amennyi egyébként a létfenntartásához szükséges.
Szintén elvárás, hogy a munkáltató által kialakított bérrendszer reflektáljon a munkavállalói sokszínűségre. Így például, ha a munkáltató cafeteria juttatásokat biztosít munkavállalói számára, úgy a cafeteria elemek meghatározásánál egyrészről kerüljenek bevonásra a munkavállalók, másrészről pedig olyan cafeteria elemeket célszerű biztosítani a munkavállalók számára, amelyet a legtöbb munkavállaló ténylegesen igénybe tud venni.
Ez a logika irányadó a költségtérítések rendszerére is. Így például, ha a munkáltató költségtérítést biztosít az otthoni munkavégzésre tekintettel, úgy a munkavállaló számára elérhetővé kell tenni a belső szabályzatot, ami a rezsiköltségek térítésének mértékét, továbbá bizonylatolás szabályait meghatározza és olyan részletekre is kitér, hogy a tételes elszámolás során az otthon dolgozó munkavállaló milyen módon juttathatja el a munkáltató részére az elszámolandó költségszámlát.
Az ESG rendszerében szintén hangsúlyosan jelennek meg a munka- és szabadidő, illetve a napi munkavégzés és a szabadságolás kérdéskörei. Az elvárások szerint működő vállalkozásoknál a munkáltatónak törekednie kell arra, hogy a munkavállalók indokolatlan mértékben ne legyenek túlórával túlterhelve, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a munkavállalók a pihenésére vonatkozó szabályokat maradéktalanul betartsák.
Végezetül az ESG világának egyik hangsúlyos elvárása a munkavállalói részvételi jogok megfelelő biztosítása. A munkáltatói tájékoztató csak arra a körülményre terjed ki, hogy van-e a társaságnál kollektív szerződés vagy sem. Amennyiben azonban a munkáltatónál a munkavállalói részvétel egyéb csatornákon is biztosított (például a munkáltatónál működik üzemi tanács vagy egyéb munkavállalói fórum), úgy ezen körülményről is tájékoztatni kell a munkavállalót. Ugyanígy, ha panaszkezelési, illetve visszaélés felderítési rendszer is működik a munkáltatónál, úgy ennek meglétéről, továbbá működésének szabályairól a munkavállalót tájékoztatni kell.
Fontos szabály, hogy a munkavállalótól csak olyan szabályok betartása követelhető meg, amelyről bizonyható módon és egyértelműen tájékoztatásra került. Így amennyiben a tájékoztató elnagyolt, általánosságokat tartalmaz, vagy teljes egészében elmarad, úgy abból kell kiindulni, hogy azon körülményekről a munkavállaló nem tud, így azokat betartása sem kérhető számon.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com), dr. Zsédely Márta (e-mail: marta.zsedely@pwc.com) és dr. Molnár Melinda (e-mail: melinda.molnar@pwc.com) ügyvédekhez.