Előző blogbejegyzésünkben összefoglaltuk, hogy mit is takar a „whistleblowing” kifejezés, mi a jogszabályi háttere, és az uniós szabályozás milyen kötelezettségeket ró a munkáltatókra. Mivel 2021. december 17-ig a magyar jogalkotó nem fogadta el az EU-s irányelv magyarországi alkalmazásához szükséges jogszabályt, ezért legújabb blogbejegyzésünkben megvizsgáljuk azokat az intézkedéseket, amelyek segíthetik a whistleblowing rendszer és a kapcsolódó folyamatok előkészítését.
Milyen előzetes intézkedéseket lehet megtenni a felkészülés jegyében?
Hasonlóan más vállalati rendszerekhez, a whistleblowing rendszer bevezetésekor is a következő lépésekben érdemes haladni:
- Belső folyamatok és kockázatok felmérése
- Whistleblowing folyamatok kialakítása
- Belső szabályzat készítése és kihirdetése
- Munkavállalók oktatása, esetlegesen partnerek informálása
- Ellenőrzés és kontroll
Ahhoz, hogy a jogszabályi megfelelésen túl a munkáltatók eredményesen használják ezt az eszközt, a következő kérdéseket is meg kell vizsgálni: Elérhető lesz-e a rendszer külső partnereknek is? Belső kommunikációs csatornaként lesz digitális platform is, vagy csak a hagyományos csatornák állnak rendelkezésre (telefon, dedikált e-mail cím)?
Ez utóbbi problematikával kapcsolatosan megjegyezzük, hogy az irányelv előírja a kellő biztonság megteremtését a visszaélés-bejelentő rendszer kapcsán, ami feltételezi a digitális csatorna szükségességét. Párhuzamos rendszerként azonban javasoljuk a személyes/telefonos bejelentési lehetőség kialakítását, illetve fenntartását is.
Mindebből látszik, hogy minden vállalkozásnak saját magára szabott rendszert kell kialakítania. Elvárás, hogy a vállalkozás biztosítani tudja a megfelelő kommunikációs csatornát, és védje a visszaélést bejelentő munkavállalót a retorziótól. Bármely olyan megoldás működőképes lehet, amely ezen feltételeknek megfelel. Manapság az online jelenlét miatt a vállalkozások is digitális megoldásokban gondolkodnak, és ezen rendszerek üzemeltetése könnyen ki is szervezhető. A nagyobb vállalkozásoknál, ahol már kialakított visszaélés-bejelentő rendszer működik, könnyebb üzemeltetni a “házon belüli” rendszert, míg a kisebb vállalkozásoknál, akik most ismerkednek csak a szabályozással, költséghatékonyabb lehet egy külsősre bízni a feladatot.
Meg kell határozni továbbá, hogy ki fog foglalkozni a beérkező bejelentésekkel. Lehet az egy vállalkozáson belüli saját bizalmi személy vagy egy olyan külsős bizalmi szolgáltató, aki megbízást kap a bejelentések fogadására és kivizsgálására. Mindkét vázolt megoldásnak vannak előnyei és hátrányai. A saját bizalmi személy esetén a bejelentések “házon belül” maradnak, azonban könnyebben merülhet fel összeférhetetlenség, bizalmi szükséghelyzet, továbbá nehezebben biztosítható a pártatlan és objektív alapokon nyugvó belső vizsgálat. Amennyiben azonban külsős szakemberekre bízzák a rendszer kiépítését és üzemeltetését, úgy egyrészről szinte folyamatosan biztosítható az objektív (befolyástól mentes), kizárólag szakmai alapokon nyugvó vizsgálat, továbbá a megállapításokhoz kapcsolódó teljes szakmai és pénzügyi felelősség. A folyamat teljes kiszervezését azoknak a vállalkozásoknak érdemes megfontolni, akik a legkisebb befektetéssel, ugyanakkor nagyon hatékonyan szeretnék használni a whistleblowing eszközét.
Mindegy, hogy a compliance, a HR, a jog, a belső ellenőrzés vagy külső szolgáltató működteti a whistleblowing folyamatot, a lényeg az, hogy a munkáltató minden bejelentést ugyanúgy kezeljen, független vizsgálatot biztosítson, és konzisztens döntéseket hozzon.
További eldöntendő kérdés, hogy a már meglévő rendszereket és a témához – akár csak közvetve – kapcsolódó szabályzatokat mennyiben fogja befolyásolni az irányelv és a várható magyar jogszabály? Szükséges lesz-e ezek módosítása? Ha igen, mit és milyen mértékben indokolt módosítani? Azoknál a vállalkozásoknál, ahol már korábban kialakult a rendszer, szükséges azt megvizsgálni, hogy az alkalmazott rendszer megfelel-e az irányelv elvárásainak, szükséges-e módosításokat eszközölni akár magában a rendszerben, akár a kapcsolódó belső szabályzatban.
Ami talán még fontosabb, hogy a meglévő rendszer mennyire tölti be a funkcióját, mennyire működik a gyakorlatban. Elérhetőek-e azok az alapvető kimutatások, amelyek jelzik, hogy a rendszer megfelelő hatékonysággal működik (pl. 1,6 bejelentés 100 munkavállalóként)? Emellett releváns, érdemi információt a kollégák visszajelzése ad a meglévő rendszer működésével kapcsolatosan. Ma már erre is elérhetőek akár a platformba épített, ingyenes és jól működő megoldások, amelyeket használva rövid, célzott kérdésekkel egyszerűen és gyorsan kaphatunk visszajelzést a kollégáktól.
Az oktatás és a kommunikáció folyamatos feladat, függetlenül attól, hogy bevezetés előtt vagy után áll egy vállalkozás. A munkavállalókat meg kell tanítani arra, hogy miként használják a rendszert, mire való és mire nem való a whistleblowing rendszer. A whistleblowing rendszert a vállalati kultúra részévé kell tenni. Megfelelően oktatott és integrált rendszer esetén megelőzhetőek a rosszhiszemű, rágalmazó és valós alapot nélkülöző esetek.
Milyen vállalkozási tényezők alapján lehet megválasztani a megfelelő bejelentési rendszer típusát? Valójában nem a cégméret vagy a létszám fogja meghatározni a bejelentési folyamatot és a rendszert, hanem a cégkultúra, a szervezeti felépítés és a vállalkozás kockázati profilja.
Fontos, hogy a rendszer illeszkedjen a vállalkozáshoz: ha például jól működik a „mindig nyitva az ajtóm” vezetési stílus, akkor a legfontosabb (bár nem egyetlen) csatorna a személyes bejelentés. Ha egy kevés munkavállalót, de annál nagyobb értékesítési hálózatot működtet a vállalkozás, akkor a kockázati profil miatt érdemes olyan rendszert választania, amelyhez a teljes hálózat hozzáfér, ahol biztosított a kétirányú kommunikáció, és amelyben biztonságos módon lehet kommunikálni a bejelentővel.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com), dr. Molnár Melinda (e-mail: melinda.molnar@pwc.com) ügyvédekhez, vagy Eichardt Lívia (livia.eichardt@pwc.com) igazgatóhoz.