Az otthoni munkavégzés tartóssá válása következtében egyre több munkáltató hoz vagy hozott olyan döntést, hogy az általa bérelt iroda területet radikálisan csökkenti az elkövetkező hónapokban. Ennek következtében az eddigi fix beosztású munkaállomások megszűnnek, és helyettük osztott munkaállomások („shared desk”) jönnek létre. Az osztott munkaállomások bevezetése olyan munkáltatói intézkedés, melynek vannak munkajogi következményei is.
A munkáltatónak mindenekelőtt mérlegelnie kell, hogy vajon az összes munkakör esetében célszerű-e az osztott munkaállomások bevezetése? Lehetnek olyan munkakörök is (jellemzően kisegítő jellegű munkakörök), ahol jelentős érdek fűződik ahhoz, hogy egy adott funkciót betöltő munkavállalókat a többi munkavállaló mindig azonos helyen találja meg. Ők értelemszerűen – munkaköri feladataikból eredően -. nem lesznek részei a shared desk rendszernek. Fontos követelmény, hogy az osztott munkaállomások elosztásának módja, illetve az érintett munkavállalók meghatározásának köre nem lehet diszkriminatív, azonban a munkakörből eredően lehet megkülönböztetést tenni munkavállalók között.
Az osztott munkahely egyik legfontosabb kulcskérdése, hogy kinek hol kell ülnie. Sok munkavállaló ugyanis megtorlásként értékelheti, ha neki minden esetben az általa rosszabbnak ítélt munkaállomás jut. A „ki hol ül” mesterjátszma eldöntésére a munkáltató több fajta rendszert is bevezethet. Legegyszerűbb, ha a munkavállalók érkezési sorrendben foglalnak helyett, azonban arra is lehetőség van, hogy az adott napra az irodai munkavégzésre beosztott munkavállalók munkaállomását egy erre létrehozott számítógépes program, esetleg applikáció határozza meg (ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy amennyiben a munkavállaló az adott munkanapon irodai környezetben dolgozik, úgy a rendszer osztja be egy adott munkaállomásra). Mindig lesznek „jobb” és „rosszabb” helyek, azonban célszerű olyan rendszert bevezetni, amely biztosítja a rendeltetésszerű és diszkriminációmentes munkaállomás elosztást, megelőzve ezzel az esetleges munkavállalói konfliktusokat.
Az osztott munkahely bevezetésével célszerű azt a szabályzatot/belső utasítást is leporolni, amely előírja a munkavállalók számára, hogy munkájuk végeztével valamennyi dokumentumot, személyes tárgyat, munkaeszközt rakjanak el a munkaállomásról. Az elmúlt hónapokban számos munkafolyamat vált „papírmentessé”, azonban még mindig keletkezhetnek olyan bizalmas jellegű dokumentumok, amelyek titokban tartásához jelentős munkáltatói érdek fűződik. Az osztott munkaállomások egyik alapeleme, hogy a munkavállaló minden reggel tiszta és üres munkaállomáson kezd, és munkája végeztével ilyen munkaállomást hagy maga mögött.
Az osztott munkahely bevezetése egyoldalú munkáltatói intézkedés, ezért ennek elrendeléséhez a munkavállaló hozzájárulása nem szükséges. Mivel azonban nagyobb munkavállalói csoportot érintő intézkedésről van szó, ezért azon cégeknél, ahol szakszervezet vagy üzemi tanács működik, a bevezetést megelőzően szükséges az adott szerv tájékoztatása.
Az osztott munkahely elrendelése általában az irodai munkakörnyezetben külön munkavédelmi kérdéseket nem vet fel, ezért erre tekintettel külön kockázatértékelést, illetve munkavédelmi szabályozást nem kell készíteni.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com) és dr. Zsédely Márta (email: marta.zsedely@pwc.com) ügyvédekhez.