A 2023. május 25. napján kihirdetett, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény („Panasztörvény”) számos kötelezettséget ró az érintett munkáltatókra. Átfogó elemzés helyett most csak néhány aspektusát emeljük ki az új törvénynek: a helyi szabályozás szükségességét, a bejelentéseket kivizsgáló személlyel szembeni feltételrendszert, a kölcsönzött munkavállalók helyzetét és az adatvédelmi aspektusokat.
Lokális vs. globális rendszer
Az új szabályrendszer bevezetése előtt már számos multinacionális cégcsoport magyarországi leányvállalata rendelkezett csoportszintű panaszkezelési szabályozással. Ugyan maga a Panasztörvény kifejezetten nem tartalmaz erre vonatkozó szabályozást, azonban az Európai Bizottság értelmezése egyértelművé teszi a kérdést: nem elegendő csoportszintű visszaélés-bejelentési rendszert működtetni, helyi szinten is meg kell teremteni a bejelentés és a kivizsgálás lehetőségét.
A Bizottság szerint ugyanis az irányelv egyértelművé teszi, hogy minden, 50 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalat köteles saját rendszert bevezetni, függetlenül attól, hogy egy vállalatcsoport része-e vagy sem. Könnyebbséget jelenthet azonban, hogy a 249 főnél kevesebbet foglalkoztatók közös rendszert is létrehozhatnak, és természetesen működhet párhuzamosan is a helyi és a csoportszintű rendszer, döntési lehetőséget biztosítva a bejelentő számára, hogy melyik lehetőséggel kíván élni.
A Bizottság szerint összeegyeztethető az irányelvvel, ha a bejelentés kivizsgálásakor a leányvállalat igénybe veszi az anyavállalat erőforrásait, feltéve, hogy a leányvállalat közepes méretűnek minősül, azaz 50-249 főt foglalkoztat. Így elképzelhetőnek tartunk egy olyan megoldást, hogy a magyar leányvállalat átveszi és a Panasztörvénynek megfelelően kiegészíti az anyavállalat visszaélés-bejelentési szabályzatát, amely alapján a magyar munkavállalók által tett bejelentéseket az anyavállalat erre kijelölt munkavállalója (szerve) vizsgálja ki. Lényeges azonban, hogy a bejelentést a magyar munkavállaló – döntése szerint – akár a magyar munkáltatójánál is megtehesse, és a munkavállaló egyértelmű tájékoztatást kapjon arról, hogy az anyavállalat szintjén kijelölt személy/szerv jogosult a szükséges vizsgálat lefolytatására.
Bizalom vs. pártatlanság
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetését meg lehet oldani a munkaszervezeten belül, de ki is lehet szervezni külső személyhez, bejelentővédelmi ügyvédhez vagy más külső szervezethez, mindhárom esetben feltétel, hogy a szolgáltató pártatlanul járjon el.
Bárkihez is történjen a kiszervezés, a pártatlanságból eredően azonos összeférhetetlenségi szabályok alkalmazandóak: bejelentés kivizsgálására megbízási szerződés nem köthető olyan bejelentővédelmi ügyvéddel, illetve egyéb külső személlyel, szervezettel, amellyel a munkáltató más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy amellyel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt.
Ugyan a visszaélés-bejelentési rendszer működtetése alapvetően egy bizalmi kérdés, jelen esetben a bizalmi aspektus a függetlenség és a pártatlanság érdekében háttérbe szorul. Így amennyiben a munkáltató a rendszer működtetését ki kívánja szervezni, kizárólag olyan szervezetet bízhat meg, amellyel az elmúlt öt évben nem állt kapcsolatban. Természetesen ez nem zárja ki, hogy egyes (szak)kérdésekhez kapcsolódóan során igénybe vegye bizalmát élvező saját tanácsadóit, de ezek a tanácsadók általános jelleggel nem járhatnak el a bejelentések kivizsgálása során.
Saját vs. kölcsönzött munkavállalók
A kérdés relevanciáját az adja, hogy a Panasztörvény a létszám és a bejelentésre jogosultság körében nem munkavállalókról, hanem foglalkoztatottakról rendelkezik. A Panasztörvény definíciója szerint foglalkoztatott az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi. Azaz míg az alapul szolgáló irányelv munkavállalókról rendelkezik, addig a Panasztörvény a foglalkoztatás felügyeletéről szóló 2020. évi CXXXV. törvény szerinti fogalmakat– foglalkoztatott, foglalkoztató és foglalkoztatási jogviszony – alkalmazza.
Az irányelv rendelkezéseit azonban minden olyan, a magánszektorban vagy a közszférában dolgozó bejelentő személyre alkalmazni kell, akinek munkavégzéssel összefüggésben jutott tudomására a jogsértésre vonatkozó információ. Így a kölcsönzött munkavállalókat célszerű a saját „foglalkoztatotti” létszámba beleszámítani, és számukra a bejelentés lehetőségét is biztosítani, hiszen munkavégzésük során ők ugyanúgy tudomást szerezhetnek az esetleges jogsértésekről, elősegítve így azt, hogy az irányelv és a Panasztörvény elérje eredeti célját. Megjegyezzük, hogy ezt a rendszert nem csupán a kölcsönvevő, hanem a kölcsönbeadó is köteles létrehozni, így a kölcsönzött munkavállalók mindkét helyen jogosultak bejelentést tenni. A bejelentést nyilvánvalóan annál a foglalkoztatónál célszerű megtenni, akinél nagyobb annak a valószínűsége, hogy a bejelentést ki tudják vizsgálni.
Adatvédelmi aspektusok
A Panasztörvény egyértelmű abban a kérdésben, hogy mind a bejelentőt, mind a bejelentésben érintett személyt külön tájékoztatni kell az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Ez történhet úgy is, hogy a munkáltató előzetesen kiegészíti a társaság általános adatkezelési tájékoztatóját a bejelentési eljárás során kezelt személyes adatokra vonatkozó információkkal, és a bejelentőnek küldött visszaigazolásban, illetve a bejelentésben érintett személynek küldött tájékoztatóban csak utal az adatkezelési tájékoztató elérhetőségére. Vagy az adatkezelési tájékoztató előzetes frissítése mellett a munkáltató egy külön tájékoztató anyagot is előkészíthet a személyes adatok kezeléséről, melyben mintegy megismétli az általános adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat. Bármelyik megoldást is választja a munkáltató, külön visszaigazolást, illetve tájékoztatót mindenképp küldenie kell, ugyanis egyúttal tájékoztatnia kell a bejelentőt, illetve a bejelentésben érintettet az eljárás menetéről és az eljárás során gyakorolható jogairól is.
Felmerül az adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatásának kötelezettsége is, mivel a panaszkezeléshez kapcsolódó adatkezelés valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettek jogaira nézve.
dr. Gönczi Lili
dr. Molnár Melinda
dr. Szűcs László
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése merülne fel, kérjük, forduljon szokásos kapcsolattartó partneréhez, illetve dr. Molnár Melinda (e-mail: melinda.molnar@pwc.com) dr. Szűcs László (e-mail: laszlo.szucs@pwc.com) ügyvédekhez, vagy Eichardt Lívia (livia.eichardt@pwc.com) igazgatóhoz.