Tax&Legal Alert 623. szám
2020. március 12.
A koronavírus járványhelyzetre tekintettel egyre több munkáltató dönt arról, hogy munkavállalóit az elkövetkező időszakban otthoni munkavégzésre küldi, illetve több olyan munkáltató, ahol még nem volt korábban otthoni munkavégzés, várhatóan a napokban fogja követni ezt a trendet.
Hogy érdemes ennek nekilátni, melyek az otthoni munkavégzés elrendelésének feltételei?
1. Az otthoni munkavégzés elrendelésére alapvetően akkor van lehetőség, ha:
a) a munkaköri feladatok természete lehetővé teszi azt, hogy a munkavállaló azt viszonylagos önállósággal, otthonából is ellássa,
b) a munkáltató vagy a munkavállaló rendelkezik olyan munkaeszközzel (jellemzően számítástechnikai eszközzel), amellyel a munkavállaló a munkafeladatokat távolról is el tudja látni, és
c) a munkavállaló otthonában kialakítható egy olyan egészséges és biztonságos munkakörnyezet, ahol a munkafeladatok munkavédelmi és titokvédelmi szempontból is elvégezhetők.
2. Otthoni munkavégzés elrendeléséhez tehát a munkáltatónak első lépésként fel kell mérni, hogy:
a) mely munkakörökben biztosítható az otthoni munkavégzés és mely munkakörökben nem – ennek meghatározása a középvezetők és a HR vezetők bevonásával történhet,
b) van-e megfelelő számítástechnikai eszköz (tipikusan mobiltelefon, laptop), amellyel az otthoni munkavégzés teljesíthető – a munkaeszközök biztosításának kötelezettsége elsősorban a munkáltatót terheli, de ennek körében lehetőség van arra is, hogy a számítástechnikai eszközt ne a munkáltató, hanem a munkavállaló biztosítsa. Ugyanakkor a munkavállalói eszköz megfelelőségét a munkáltató IT tanácsadója, kiberbiztonsági szakembere tudja megítélni, ahogy azt is, hogy rendszerbiztonsági szempontból lehetséges-e idegen eszköz igénybevételével hozzáférni a céges adatbázisokhoz,
c) van-e infrastrukturális háttér az otthoni munkavégzéshez, tehát például van-e szélessávú internet, VPN, asztal, szék, világítás, és egyéb, a feladat ellátáshoz szükséges munkaeszköz (indokolt esetben zárható szekrény, nyomtató stb.)
d) az otthoni munkavégzés keretében kialakított munkaterület nagysága, elrendezése, technikai feltételei biztosítják-e az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeit. – Az (iii) és (iv) pont szerinti technikai feltételek meghatározásához ajánlott munkavédelmi tanácsadó és IT tanácsadó, illetve szakember bevonása. A technikai körülmények meglétét a munkáltatónak vizsgálni kell. Ezt a munkáltató jogosult személyesen felmérni, de arra is lehetőség van, hogy a technikai feltételek meglétéről a munkavállaló írásban nyilatkozik, és a munkaterületről fotókat készít a munkáltató részére, amelyek alapján a munkáltató értékelni tudja a munkahely munkavédelmi szempontú megfelelőségét.
3. Az otthoni munkavégzés általában nem azonos a távmunkavégzéssel, de a koronavírusra tekintettel átmeneti jelleggel, vagy akár huzamos ideig is elrendelt otthoni munkavégzés minősülhet távmunkavégzésnek, mert a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen és rendszeresen történik, számítástechnikai eszközök útján. A távmunkavégzés elrendelésére csak munkaszerződés módosítással van lehetőség, míg az alkalmi jellegű otthoni munkavégzés akár belső szabályzattal is elrendelhető.
4. A koronavírus járványra tekintettel, a rapid közhatalmi lépések miatt várhatóan gyorsan és átmeneti idő nélkül kell a munkáltatóknak dönteni az otthoni munkavégzés elrendeléséről. Ilyen esetben munkajogi szempontból megoldás lehet, ha
a) a munkáltató egyoldalú utasításban elrendelheti az előzetesen felmért munkaköröket ellátó munkavállalók számára az otthoni munkavégzést, amelyet munkaszerződés módosítás nélkül legfeljebb éves szinten 44 beosztás szerinti munkanap (vagy 352 óra) tartamban határozhat meg (ha a munkaviszony év közben kezdődött vagy határozott időre, esetleg részmunkaidőre jött létre, akkor ezt időarányosan lehet alkalmazni). Fontos, hogy az egyoldalúan elrendelt otthoni munkavégzés várható tartamáról a munkavállalókat tájékoztatni kell. Ez lehet naptári nap, de tarthat egy állapot fennállásig is (például a járványhelyzet alakulása szerint a munkáltató további utasításáig), de legfeljebb a 44 munkanapos időszak végéig tarthat. A korábban meghatározott határozott idő a munkáltató döntése alapján meghosszabbítható, a meghosszabbításról a munkavállalót tájékoztatni kell. Az egyoldalúan elrendelhető otthoni munkavégzés 44 munkanapos tartamának lejártát követően azonban a további otthoni munkavégzés elrendeléséhez már szükséges a munkavállaló hozzájárulása is. Ez a hozzájárulás bekérhető az adott munkavállalótól e-mail útján is, de ehhez is szükséges meghatározni a munkáltató részéről, hogy az otthoni munkavégzés előreláthatólag meddig fog tartani. Ha a munkavállaló nem járul hozzá az otthoni munkavégzés további meghosszabbításához, akkor a munkáltatónak a következő lehetőségei vannak arra, hogy a munkavállalót továbbra is távol tartsa a telephelyre történő bejárástól, (i) ha a munkavállaló számára állásidőt rendel el vagy, (ii) mentesíti a munkavégzési kötelezettség alól vagy (iii) részére szabadságot ad ki. Állásidőre a munkavállalót alapbér illeti meg. Amennyiben a munkáltató csoportos járványügyi intézkedés miatt kényszerül arra, hogy a telephelyet fizikailag bezárja, akkor viszont az állásidőre – otthoni munkavégzés hiányában – nem jár alapbér sem, mert ez a körülmény a munkáltató részéről elháríthatatlan külső oknak minősül. A munkavégzés alóli mentesülés esetén a felek megállapodása alapján jár díjazás a dolgozónak (ez adott esetben az alapbérnél alacsonyabb is lehet), szabadság esetén pedig értelemszerűen távolléti díj jár. A szabadság kiadásánál arra érdemes még figyelemmel lenni, hogy annak elrendelésére a munkáltatónak 15 nappal korábban van lehetősége. Másnaptól szabadságot kiadni csak akkor lehet, ha ehhez a munkavállaló is hozzájárul.
b) Másik megoldás lehet, ha a munkáltató az érintett munkavállalókkal munkaszerződés módosítást köt az otthoni munkavégzés elrendeléséről, de ennek kivitelezése a munkavállalói létszámra tekintettel akadályokba ütközet.
5. Azok a munkáltatók, akik rendelkeznek otthoni munkavégzésre vonatkozó szabályzattal, de az ténylegesen egy rugalmas munkavégzést biztosító, alkalmi (havi egy-két alkalmas) otthoni munkavégzésre vonatkozik, arra figyeljenek, hogy ennek alapján nem lehet a munkavállalókat a koronavírus járványhelyzetre tekintettel határozatlan időre otthoni munkavégzésre kötelezni. Ezek a munkáltatók is a 4. pont szerinti protokoll alapján jogosultak az otthoni munkavégzés hosszú távú elrendelésére, viszont a meglévő szabályzat munkavégzésre vonatkozó rendelkezéseit ebben az esetben is alkalmazhatják.
6. Az otthoni munkavégzés során a munkarendet a munkáltató jogosult meghatározni. Ennek során jogosult azt eldönteni, hogy a munkavállalók kötött vagy kötetlen munkarendeben végezzék munkájukat, Távmunkavégzés esetén a munkarend általában kötetlen, tehát a napi munkaidő mértékét a munkavállalók jogosultak lesznek önállóan meghatározni. Ez utóbbi esetben nem kell a munkáltatónak a rendkívüli munkavégzésért fizetni. Jó gyakorlat lehet, ha a munkáltató előírja a munkavállalók számára, hogy az otthoni munkavégzés alatt a legutolsóként előírt (kötött) munkarend lesz továbbra is irányadó. Előírhat azonban egy olyan rugalmas munkarendet ís, amelyben meghatározza, hogy a munkavállalónak mely időszakban kell mindenképpen elérhetőnek lenni, illetve mi az elvárt magatartás a válaszadásra, visszahívási türelmi időre vonatkozóan. Ezeket a magatartási elvárásokat, illetve munkarend szabályokat a munkáltatók akár e-mailen is előírhatják, nem szükséges ehhez a munkavállaló hozzájárulása.
7. A munkarend meghatározása mellett célszerű meghatározni azt is, hogy a napi munkaidő-nyilvántartási kötelezettségét a munkavállaló az otthoni munkavégzés során milyen határidővel és milyen felületen tudja teljesíteni.
8. Az otthoni munkavégzés során, ha tényleges munkavégzés történik, a munkavállalók a munkaszerződésük (kollektív szerződésük, illetve a jogszabály) szerinti juttatásokra jogosultak továbbra is.
9. Az otthoni munkavégzés során történő balesetek munkabalesetnek minősülhetnek, de csak akkor, ha a baleset az adott munkavégzésre kijelölt helyen (tehát azon a ténylegesen 2-4 nm munkaterületen) és a munkaviszonnyal összefüggésben történik. Jó gyakorlatnak tekintendő, ha az otthoni munkavégzéssel kapcsolatosan a munkáltató az otthoni munkavégzést megelőzően oktatást biztosít a munkavállalóknak vagy legalább egy írásos tájékoztatást ad, amelyben a legfontosabb tudnivalókról, kockázatokról a munkavállalókat tájékoztatja. A munkáltatók számára célszerű lehet továbbá annak megvizsgálása is, hogy balesetbiztosításuk kiterjeszthető-e az otthoni munkavégzéssel érintett munkavállalókra is.
10. Az otthoni munkavégzés esetében a költségek viselésére alapvetően a munkáltató köteles. Költség lehet az otthoni munkavégzéssel közvetlenül összefüggő többletkiadások köre, például többlet áramköltség. Ha a munkavállaló a normál életvitele során rendelkezik például átalánydíjas szélessávú internet-előfizetéssel, akkor az otthoni munkavégzéssel többletköltsége nem keletkezik, ezért ezen a jogcímen igénye nem lehet a munkáltatóval szemben. A költségek megtérítése teljesíthető tételes költségkimutatás alapján vagy ún. költségátalány kifizetésével. A személyijövedelemadó-szabályok alapján lehetőség van a távmunkavégzés során felmerülő arányos költségek adómentes megtérítésére is a munkáltató részéről, ahogy arra is lehetőség van, hogy az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközök beszerzéséhez is hozzájáruljon a munkáltató, a törvény szerinti értékhatárig, adómentesen.
11. Az otthoni munkavégzés elrendelésével a munkáltatóknak érdemes figyelni az információ- és adatvédelmi utasítások kidolgozására is. Ennek során előírhatják munkavállalóik számára különösen, hogy:
a. a munkavállalónak kell biztosítania a részére átadott munkaeszközök biztonságos tárolását (szállítását),
b. a munkaeszközöket úgy kell tárolnia, hogy ahhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá, az eszközökön csak a munkáltató által telepített programokat, alkalmazásokat használhatja,
c. munkavégzés közben az eszközt úgy kell használnia, hogy ahhoz harmadik személy ne férjen hozzá,
d. munkavégzésének helyét (ha ez nem lehetséges, akkor otthonát) zárni köteles, ha elmegy otthonról,
e. köteles gondoskodni a munkaeszköz és a céges dokumentumok elzárásáról
f. illetéktelen használat észlelése esetén a kijelölt IT szakemberrel kötelesek felvenni a kapcsolatot.
12. Az otthoni munkavégzés feltételeit, valamint azt, hogy a munkavállalók betartják-e a munkáltatói előírásokat, a munkáltató ellenőrizheti a munkavállaló otthonában, de az ott lakók kíméletével, és előzetes bejelentés alapján.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a fenti összefoglaló a kialakult járványhelyzetre specializált esetkörre vonatkozik, ezért nem tekinthető általános iránymutatásnak vagy jogi tanácsnak az otthoni munkavégzés, illetve távmunkavégzés szabályaira vonatkozóan.
Ha a fentiekkel kapcsolatosan bármilyen további kérdésük merülne fel, forduljanak bizalommal a Réti, Várszegi és Társai Ügyvédi Iroda PwC Legal szakértőihez:
Dr. Szűcs László
ügyvéd, irodai tag
laszlo.szucs@pwc.com
+36 30 201 5570
Dr. Zsédely Márta
ügyvéd, irodai tag
marta.zsedely@pwc.com
+36 30 587 1956
A távmunkavégzéssel kapcsolatban adott juttatások adózásával kapcsolatos kérdésekben:
Dr. Honyek Péter
Igazgató, PwC Magyarország
Adó- és jogi tanácsadási üzletág
peter.honyek@pwc.com